かわさき創造プロジェクト会計処理のシステム化のご紹介
2018/03/07
当法人では、80数名の会員が5つの事業に参加しています。その活動に対して、毎月、活動費、交通費、会場費、印刷費などの申請をしてもらい、翌月に現金で支払うとともに、事業毎の収支を出してきましたが
・毎月の申請者は30～40名
・処理件数は200件程と多く
・申請処理や会計処理など法人としての作業負担が高く
なっていました。
そのため、2017年度に入り、申請書様式を統一するとともに会計の作業軽減を狙い、KCP会計処理の効率化・自動化・システム化を行うことに着手しました。 「KCP会計TOOL」としてシステム化の試行錯誤を重ね、2017年10月から本運用を始めました。その後も改善を続け作業負荷の軽減を実現しています。
このようにしてつくられてきた「KCP会計TOOL」の概要を紹介いたします。
皆さんのNPO事業運営のご参考になればと思います。
●システム化にあたって考慮したこと・機能概略
(1) 従来の申請書の様式は、不揃いであったことから、「入金明細書」「活動費申請書」の様式を統一した。
(2) 申請書は、EXCELファイルとした。
（申請書記入者が、記載内容のチェックを行なえる様にした）
(3) 会計担当作業の簡素化・省力化を図るため、改善を図った。
① 従来の手作業を廃し、申請書ファイルを直接読込み、自動的に追加・編集する。
（転記作業の軽減）
② 申請書ファイルと管理データを紐付けする。（伝票Noの自動付与）
③ 保管用の申請書を一括印刷する。（印刷作業の軽減）
(4) 活動費は、ゆうちょ銀行から会員口座へ振り込みできるよう、機能を追加した。
① ゆうちょ銀行WEBで一括払出しを行うため、払出し用データファイルを自動作成する。
② 明細情報の通知のため、会員別明細情報、メール通知情報を作成する。
③ 管理用の各種印刷情報を、追加・印刷する。（印刷作業の軽減）
詳細は、別途「事務局」にお問い合わせください。
なお、当法人は、理事会や事務局からの連絡、各事業グループからの連絡、活動費などの申請書などふくめ、電子化しています。